Persoonsgegevens bij Evita Lokaal – versie 24 juli 2018

Uw privacy is voor Evita Lokaal van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. Hierin staat ook dat wij aan moeten kunnen tonen dat wij ons aan de wet houden. In deze verklaring hebben wij op beknopte wijze de verplichtingen van Evita Lokaal en de rechten van deelnemers aan de dagbesteding (of hun vertegenwoordigers), bezoekers en vrienden van het Lokaal en vrijwilligers van Evita Lokaal beschreven.

 

Wat betekent de privacyverklaring

In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Welke persoonsgegevens wij vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we gegevens mogelijk verstrekken. Uitgangspunt daarbij is dat we alleen persoonsgegevens gebruiken indien dat noodzakelijk is en op een veilige manier.

 

Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor

Deelnemers dagbesteding

  1. Algemene persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, etc.), contactgegevens (eventueel ook van de wettelijk vertegenwoordiger), ICE-gegevens, verzekeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociaal profiel / netwerk, medische gegevens, niet-reanimatie verklaring alleen voor zover relevant voor deelname aan de dagbesteding.

Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente), maar ook voor het betrekken van het sociale netwerk en mantelzorg als hiervoor toestemming is gegeven of er een wettelijke basis voor is.

  1. Client-/relatienummer

Een dergelijk nummer wordt toegekend aan elke deelnemer van de dagbesteding. Het betreft een uniek nummer.

  1. Medisch/specialistische, gedrag gerelateerde, sociaal-maatschappelijke en verpleegkundige/begeleidingsgegevens.

Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening van de deelnemers van de dagbesteding.

  1. Bankrekeningnummer

Bovenstaande gegevens mogen we gebruikenop basis van de overeenkomst die we met u afsluiten, zonder daarvoor uw specifieke toestemming te vragen.

Bezoekers en vrienden van Evita Lokaal, vrijwilligers en medewerkers van Evita Lokaal

  1. Van bezoekers en vrienden van Evita Lokaal en vrijwilligers van Evita Lokaal worden alleen de NAW-gegevens en contactgegevens genoteerd. Van vrijwilligers en medewerkers van Evita Lokaal vragen we daarnaast een VOG en ICE-gegevens.

Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening.

  1. Bankrekeningnummer

Het door de vrijwilligers en medewerkers verstrekte bankrekeningnummer wordt gebruikt door de administratie voor de betaling van de vrijwilligersvergoeding en loon.

 

Overige persoonsgegevens

Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen, tenzij hiervoor toestemming wordt gegeven. Wanneer we foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, kan toestemming als basis worden gebruikt om dit toch mogelijk te maken.

Deelnemers dagbesteding

Deelnemers aan de dagbesteding hebben op het intakeformulier aangegeven of zij al dan niet toestemming geven voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal. Toestemming hiervoor kan overigens altijd door u weer worden ingetrokken. Ook euthanasieverklaringen en reanimatieverklaringen worden alleen op verzoek van de deelnemers van de dagbesteding vastgelegd.

Bezoekers en vrienden van Evita Lokaal en vrijwilligers van Evita Lokaal

Bezoekers en vrienden van Evita Lokaal en vrijwilligers van Evita Lokaal zal in voorkomende gevallen toestemming worden gevraagd om beeldmateriaal te maken en te gebruiken.

Wanneer Evita Lokaal een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk dan bijvoorbeeld aan agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten. 

 

Hoe verkrijgt Evita Lokaal de persoonsgegevens?

Deelnemers dagbesteding

Alle gegevens van de deelnemers van de dagbesteding ontvangen we rechtstreeks wanneer de overeenkomst deelname dagbesteding wordt afgesloten en de dagbesteding wordt gestart. Deze gegevens worden opgeslagen in het ECD (Elektronisch Cliënten Dossier) en het planningssysteem. Het dossier/zorgplan in het ECD vult zich gedurende de periode dat de deelnemer aan de dagbesteding bij Evita Lokaal aan de dagbesteding deelneemt.

Bezoekers en vrienden van Evita Lokaal en vrijwilligers van Evita Lokaal

De NAW- en contactgegevens worden door de desbetreffende persoon (of de wettelijk vertegenwoordiger) zelf aan Evita Lokaal verstrekt en door Evita Lokaal digitaal opgeslagen.

 

Intern gebruik van de gegevens

Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers specifieke bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.

 

Beveiliging van de gegevens

Evita Lokaal neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, voor zover voor Evita Lokaal relevant, in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.

 

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte

Evita Lokaal wisselt in beginsel geen gegevens uit met derden. Een uitzondering hierop is wanneer de financiering van de dagbesteding bijvoorbeeld via de MVO (Maatwerkvoorziening Ondersteuning) of de Wlz (Wet langdurige zorg) loopt en Evita Lokaal de verplichting heeft om gegevens over de geleverde dagbesteding moet delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen.

In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan de kantonrechter in verband met de verantwoording over beheerde gelden of in geval van een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s

Voor haar bedrijfsvoering maakt Evita Lokaal gebruik van een aantal computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. Daarvoor sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Evita Lokaal zelf.

Overige doorgifte

Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst deelname dagbesteding en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. In andere gevallen dan hiervoor genoemd verstrekken wij alleen gegevens aan anderen nadat we van u toestemming hebben verkregen.

 

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Voor zover de persoonsgegevens van de deelnemers aan de dagbesteding vallen onder de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) dient Evita Lokaal voor het cliëntendossier een bewaartermijn van 15 jaar te hanteren na beëindiging van de deelname aan de dagbesteding. Voor overige gegevens geldt dat we de gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Wij zullen de gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

 

Uw account, contactformulier en Nieuwsbrief

Deelnemers aan de dagbesteding (of hun vertegenwoordigers) moeten, om het klantportaal in het ECD ‘Puur van jou’ te kunnen gebruiken, zich eerst registreren. U moet dan informatie over uzelf opgeven. Daarmee maken wij een account waarop u kunt inloggen met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.

Met het contactformulier op de website kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw emailadres. Uw emailadres wordt bij inschrijving automatisch toegevoegd aan de lijst van geadresseerden indien u op het contactformulier heeft aangegeven dat u gebruik wil maken van onze Nieuwsbrief. Deze inschrijving kunt u op ieder moment opzeggen. De gegevens worden bewaard totdat u hebt opgezegd.

 

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens
Als zorginstelling moeten we persoonsgegevens van cliënten gebruiken. De klant heeft het recht om de persoonsgegevens:
· in te zien,
· te corrigeren als ze niet juist zijn,
· over te laten dragen naar andere personen of organisaties.
Daarnaast is er het recht te verzoeken gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.

Om gegevens in te zien kan door deelnemers aan de dagbesteding allereerst gebruik worden gemaakt van het klantportal in het ECD. Wanneer het klantportal niet de volledige informatie biedt of gegevens niet lijken te kloppen, dan kunt u contact opnemen met Nicole Bicker of Ilja Hector via n.bicker@evitalokaal.nl of i.hector@evitalokaal.nl.

 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de privacyverklaring moet worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk daarom regelmatig of er nieuwe versies zijn. Evita Lokaal zal de deelnemers van de dagbesteding, de bezoekers en vrienden van Evita Lokaal en de vrijwilligers actief informeren op het moment dat er een wijziging wordt doorgevoerd in haar privacyverklaring.

 

Vragen of kritiek

Als u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hieraan uitvoering geven, of specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Evita Lokaal, Nicole Bicker: n.bicker@evitalokaal.nl

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij kunnen u ook vragen om u te legitimeren en een formulier in te vullen.

 

Klacht indienen

Als u vindt dat Evita Lokaal niet op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. U kunt in dat geval contact opnemen met klachtenfunctionaris, Carien van Ree. Zij is bereikbaar via klachtenfunctionaris@evitazorg.nl of 06-11861779. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).